1. Uporządkowaniu obszaru objętego polityką zakupów sformułowaną przez wyższe szczeble zarządzania przedsiębiorstwa.
2. Sprawdzeniu technik, procedur, metod poprzez weryfikację procedur zakupowych, poziomu ich przestrzegania, prowadzenia przetargów, zawierania umów i kontraktów.
3. Sprawdzeniu stopnia wykorzystania zasobów ludzkich dostępnych w dziele zakupów, analizie organizacji działu zakupów włączając w to analizę. poszczególnych stanowisk w dziale zakupowym, zakresy odpowiedzialności kupców, opisy ich stanowisk pracy.
4. Zapobieganiu nadużyciom.
Etapy audytu:
1. Definicja zakresu prac:
- spotkanie z zarządem i kierownictwem działu zakupów w celu ustalenia głównych obszarów działania audytu
- ustalenie zagadnień problemowych, wymagających zaproponowania zmian,
- ustalenie celów stawianych działowi zakupów.
2. Audyt procesu zakupów:
- sprawdzenie procedur zawierania kontraktów,
- sprawdzenie procedur przetargowych,
- sprawdzenie procedur wyboru dostawców,
- sprawdzenie procedur wykonywania audytu u dostawcy
- prześwietlenie procesu zakupowego (od zamówienia do dostawy),
- sprawdzenie procedur reklamacyjnych,
- sprawdzenie powiązań informacyjnych wewnątrz przedsiębiorstwa.
3. Audyt organizacji działu zakupów:
- zapoznanie się z opisami stanowisk pracy,
- zapoznanie się ze strukturą organizacyjną działu zakupów.
4. Narzędzia informatyczne i inne:
- identyfikacja raportów jakich kupcy używają do pracy,
- identyfikacja raportów jakie tworzy dział zakupów dla innych komórek firmy i na zewnątrz.
5. Raport końcowy. Rekomendacje i zalecenia.
Główne narzędzia stosowane podczas audytu zakupów to:
- wywiady z pracownikami firmy,
- analiza procedur,
- obserwacja,
- analiza umów, kontraktów i dokumentacji przetargowej,
- wydruki z systemu informatycznego.
Korzyści dla klientów:
- wprowadzenie niezbędnych zmian poprawiających efektywność działania i skuteczność organizacji zakupów,
- wskazanie obszarów do poprawy,
- uporządkowanie procedur lub stworzenie brakujących , a także likwidacja zbędnych procedur.
